Aldfaer bestanden openen en opslaan

Aldfaer is een gratis genealogie programma van Nederlandse bodem.

Deze help laat zien hoe u uw kostbare bestanden die uw genealogie bevatten, kunt bewaren of anders gezegd, hoe saved u uw bestanden om ze later, wanneer het nodig is, weer te gebruiken.
Zoals elk Windows programma heeft Aldfaer de mogelijkheden om uw bestanden te bewaren en weer te openen en te sluiten als dat nodig is.

Dit verhaal zegt niets over hoe u uw stamboom in Aldfaer zou moeten organiseren, twee of drie verschillende bestanden of alles in één grote database (wat wel mijn voorkeur heeft) in welke mappen / folders u eea zou moeten opslaan, uit de images blijkt mijn voorkeur, maar die hoeft u niet over te nemen.
Hoe u het doet, is uw verantwoordelijkheid.

Let op! Als u Windows Vista of 7 gebruikt, Aldfaer niet in C:\Program Files installeren, maar elders bijv c:\aldfaer of d:\Program Files\aldfaer

inhoud

algemeen menu-item Bestand Aldfaer bestand openen Aldfaer bestand openen (vervolg) Aldfaer bestand opslaan Aldfaer bestand opslaan als Aldfaer bestand simpel openen map veiligheidskopie instellen handmatig een veiligheidskopie maken

doe meer met het open-bestand-venster een veiligheidskopie openen een veiligheidskopie openen (vervolg) zoeken naar Aldfaer bestanden zoeken naar Aldfaer bestanden (vervolg) een backup maken ? bestand (ont)koppelen aan een persoon upgraden naar versie 4.2 Aldfaer gerelateerde links

algemeen

Een bestand is een verzameling gegevens die een gebruiker kan ophalen, wijzigen, verwijderen, opslaan of verzenden naar een uitvoerapparaat, zoals een printer of een e-mailprogramma en daarvoor gebruikt hij een computerprogramma of alleen programma.

Programma's die bestanden gebruiken, hebben meestal hun eigen bestandstype, dwz deze bestanden kunnen alleen door het desbetreffende programma worden gelezen of begrepen. Als gebruiker kunt u dat zien aan de extensie die het bestand heeft. Zo heeft Word de extensie .doc of .docx en Excel: .xls

Aldfaer gebruikt voor zijn database de extensie .aldf of voor eerdere versies .ald
Een bestand met een dergelijke extensie is hét bestand van/voor Aldfaer, hier staat nl alles in wat van belang is voor u en het programma Aldfaer.

Hoe u daarmee dient om te gaan, kunt u verderop lezen.

menu-item Bestand

figuur 1 en 1a laten het menu Bestand zien, hieruit kunt u kiezen als het over uw bestanden gaat die uw stamboom bevatten. Alle items, behalve die over GEDCOM, worden behandeld.

Het verschil tussen Sluiten en Afsluiten is, dat bij Sluiten het bestand wat op dat moment open is, wordt gesloten en Aldfaer open blijft. Bij Afsluiten wordt het bestand gesloten (als er één open is natuurlijk), evenals Aldfaer.

Wanneer een menu-item lichtgrijs is, zoals Opslaan, dan is dat menu-item niet actief en kan niet gebruikt worden. Menu-item Opslaan, zal pas actief worden wanneer er wijzigingen in de stamboom zijn.

In figuur 1a ziet u, wanneer er Geen stamboom open is, er veel meer menu-items niet actief zijn. Alleen de items die te maken hebben een nieuw of te openen bestand of importeren, en Afsluiten uiteraard.

De Aldfaer helpfile geeft hier duidelijke informatie over:
1) Help -> Inhoud -> Aldfaer leren kennen -> Opslag van gegevens en
2) Help -> Inhoud -> Alle functies op een rij -> Het menu Bestand

Bovendien vraagt het werken met Aldfaer een zekere basiskennis van Windows en daar ga ik vanuit in deze help.

Aldfaer bestand openen

figuur 2 en 3 Als u in figuur 2 Open... kiest, verschijnt figuur 3.
In het rode vak staan de diverse bestandstypen die met Aldfaer kunnen worden geopend. Afhankelijk van wat u kiest in het rode vak, verschijnt er een bestand of bestanden met de gewenste extensie, zie blauwe kader.

Voor het openen van een stamboom, database of hoe u het ook maar wilt noemen, gebruik altijd Open... en zet de bestandstypen op .aldf en .ald en kies een bestand zie blauwe kader (fig. 3).

Als er drie puntjes achter een menu-item staan zoals oa bij Nieuw..., Open... (fig. 2) komt er ALTIJD een vervolg-window waar u verder gaat. Ontbreken de puntjes dan, wordt het commando direct uitgevoerd, zonder tussenkomst van een vervolg-window. Zo zijn de afspraken. (Soms worden de puntjes vergeten om op een vervolg-window te attenderen.)

• .aldf en .ald: een Aldfaer bestand met de database van een bepaald geslacht, bv Janssens.aldf
  Sinds versie 4.0 is de extensie .aldf, daarvoor .ald en het bestand had toen altijd dezelfde naam als de map van uw stamboom;
• .alx: een Veiligheidskopie of VK bestand;
• .ged: GEDCOM bestand, een (tekst)bestand met een genealogie volgens de Gedcom standaard, bv stamboom.ged;
• .htm, .html etc: de html-bestanden worden geopend in een rapport-window;

Een bestand is een complete, benoemde verzameling gegevens, zoals een programma (Aldfaer), een verzameling gegevens die door een programma wordt gebruikt of een document dat de gebruiker heeft gemaakt. Een bestand is de basiseenheid voor opslag op basis waarvan een computer verschillende gegevenssets van elkaar kan onderscheiden.
Een bestand is een verzameling gegevens die een gebruiker kan ophalen, wijzigen, verwijderen, opslaan of verzenden naar een uitvoerapparaat, zoals een printer of een e-mailprogramma.

Een extensie is het achtervoegsel van een bestandsnaam en staat achter de laatste punt in de bestandsnaam, familie_bestand.aldf, backup001.zip. Meestal is een extensie drie letters lang, en aan de extensie is te zien wat voor soort bestand het is, bij welk programma het hoort. Bv een .doc bestand hoort bij Microsoft Word een .zip bestand is een gecomprimeerd bestand dat met WinZip.exe is te bewerken.

Aldfaer bestand openen vervolg

figuur 4 nu zijn alle keuzes gemaakt, het bestandstype (blauwe kader), het bestand (bovenste rode kader) nu kunt u de Openen knop drukken om het bestand in Aldfaer te openen.

Als dus een bestand is geopend in Aldfaer kunt u de gegevens veranderen, personen toevoegen en eventueel verwijderen en andere mutaties aanbrengen.

Open een stamboom-bestand nooit vanuit de verkenner door er op te dubbel-klikken, maar gebruik de methode zoals hierboven is omschreven.

Aldfaer bestand opslaan

figuur 5 laat weer het menu Bestand zien. Wanneer u nu aanvullingen cq wijzigingen aan de database hebt gedaan, zal het floppy icoontje oplichten, zie rode kader en het floppy icoontje op de knoppenbalk (fig. 6) zal ook van grijs naar bruin verkleuren. Dat betekent dat de wijzigingen kunnen worden bewaard door op deze knop te drukken of dit menu-item te kiezen. Sla uw werk regelmatig op als u bezig bent en bijvoorkeur niet aan het eind van de rit.

Aldfaer bestand opslaan als

figuur 7 en 8 In figuur 7 weer het menu Bestand, nu is 'Opslaan als...' geselecteerd. Dwz dat we onze stamboom cq database een andere naam kunnen geven. In figuur 8 doet Aldfaer een voorstel, zie blauwe kader, u kunt dit accepteren of zelf de naam aanpassen. Als u denkt dat het OK is druk dan de OK knop.

Waarschuwing: Het bestand waar u aan werkt, wordt niet bewaard/gesaved, dat moet u eerst zelf doen voordat u aan Opslaan als... begint.

Het actieve bestand is het bestand met de nieuwe naam dat u net hebt opgegeven.

Betreft figuur 8, dit is een Aldfaer window met minimale controle op fouten.

Bestandsnamen inclusief het pad en extensie mogen niet meer dan 127 tekens beslaan. Dit is een Aldfaer beperking, in Windows kunnen nl 255 tekens voor een standsnaam inclusief pad en extensie gebruikt worden.

De volgende tekens/letters zijn niet toegestaan in een bestandsnaam: \/?:*"><|
Helaas controleert Aldfaer niet op te lange namen en verkeerde tekens in de bestandsnamen, dit leidt soms tot vastlopers en onherkenbare foutmeldingen.
Verder is mogelijk dat u een bestand zonder bestandsnaam opgeeft, dus dit .aldf, Aldfaer controleert dit nl niet.

Aldfaer bestand simpel openen

figuur 9 Als u van stamboom wilt wisselen drukt u op het zwarte driehoekje naast de open-button, zie rode kader. Dan krijgt u de stambomen te zien die u ooit eens hebt gebruikt en kunt u een keuze maken. Reuze handig.

map veiligheidskopie instellen

figuur 10 en 11 Alvorens de veiligheidskopie te behandelen, eerst via menu Extra -> Instellingen... naar bovenstaand plaatje, fig. 11. In het blauwe vak stelt u de map in waar de veiligheidskopieën worden weggeschreven. Kies bij voorkeur een andere hardeschijf dan waar uw Aldfaer map op staat, of bijv een stick van voldoende capaciteit.
In figuur 11 zijn nog meer zaken in te stellen. Al of niet automatisch na het afsluiten van Aldfaer en wanneer er wijzigingen zijn.

Een veiligheidskopie is een backup van uw stamboom (extensie is .alx) die zoals u ziet op een bepaalde plaats in uw systeem wordt opgeslagen. In gevallen van nood, bv wanneer uw normale bestand met de .ald of .aldf extensie niet meer wil openen of wat dan ook, gebruikt u de veiligheidskopie.

fig 11 oranje kader: Het voorgestelde aantal van drie (3) is beslist te weinig, verhoog het tenminste naar 25 (vijf-en-twintig) stuks.
Motivatie: U wilt altijd de situatie van minstens één week terug kunnen terughalen, omdat u dan pas een fout ontdekt. Stel dat u in een drukke periode 3x per dag aan Aldfaer werkt, dan moet u 8 dagen x 3 sessies/dag = 24 VK's maken, plus een (1) reserve = 25!

Stel dat u het aantal op drie (3) VK's had laten staan dan had u binnen twee dagen moeten merken dat er iets fout zat, want elke keer dat u Aldfaer afsluit wordt er een VK weggeschreven over de oudste VK heen, dus kan het zijn dat u op één dag niet meer terug kan naar een versie zonder fouten.

Een andere veilige methode: het op gezette tijden maken van een handmatige VK met de datum als onderdeel van de bestandsnaam. Zie het volgende kopje hoe dat in z'n werk gaat. Enige discipline is wel vereist.

Aldfaer Help zegt oa het volgende over veiligheidskopieën:

Met Aldfaer kunt u op eenvoudige wijze een backup van alle gegevens van uw stamboom maken, een zogenaamde veiligheidskopie. Bij het maken van zo'n veiligheidskopie worden al uw gegevens gecomprimeerd in één bestand opgeslagen.

Aldfaer slaat alle mappen en bestanden op die bij uw stamboom behoren, inclusief de map met uw eigen materialen (instelbaar op venster eigenschappen). Wilt u dus een complete backup, inclusief bijvoorbeeld foto's e.d. dan raden we u aan deze ook in een aparte map te hebben geplaatst en de plaats en naam van deze map bij de eigenschappen te hebben ingesteld.

Het maken van een veiligheidskopie kunt u zelf doen of automatisch door Aldfaer laten regelen bij afsluiten van Aldfaer. Wij raden u aan op regelmatige tijdstippen, in ieder geval na een reeks wijzigingen in uw stamboom, een dergelijke veiligheidskopie te maken. De samenstelling en de plaats van de veiligheidskopie wordt bepaald door de instellingen in meneu Extra. Pas deze instellingen zonodig eerst aan, voordat u de veiligheidskopie laat samenstellen.

Om zo veilig mogelijk te werken kan het bijvoorbeeld verstandig zijn om zowel automatische veiligheidskopieën te laten maken (bijvoorbeeld 3) en daarnaast, al naargelang hoe vaak u met Aldfaer werkt, zelf een handmatige kopie te maken (bijvoorbeeld iedere week of iedere maand). De handmatige kopie slaat u dan op een andere schijf, een diskette of een CD-ROM op.

Als u op regelmatige tijdstippen een veiligheidskopie van uw gegevens hebt gemaakt, kunt u, in het geval van onoplosbare problemen met uw stamboom, een veiligheidskopie terugzetten om uw gegevens te herstellen. U kunt uiteraard ook een veiligheidskopie van een andere Aldfaer gebruiker terugzetten om deze gegevens bijvoorbeeld zelf te gaan beheren met Aldfaer.

Tot zover de Aldfaer Help.

in deze map mee te nemen in uw veiligheidskopie.

Opmerking: alleen de bestanden die aan een persoon zijn gekoppeld, worden in de veiligheidskopie meegenomen. Voor de andere bestanden zult u een andere oplossing moeten zoeken als u die wilt backuppen.

handmatig een veiligheidskopie maken

Opmerking: voordat u een veiligheidskopie maakt, eerst uw stamboom opslaan, zie figuur 5.

figuur 12 en 13 Hier ziet u hoe u handmatig een veiligheidskopie maakt, dat gaat via menu Bestand -> Veiligheidskopie maken...
In het bovenste blauwe vak (fig. 13) ziet u de map waarin de veiligheidskopie komt, deze stelden we eerder in, zie fig. 11. In het rode vak kunt u de bestandsnaam opgeven, ik geef hem altijd de huidige datum mee tussen rechte haken []. In het onderste blauwe vak ziet u het bestandstype met de bijbehorende extensie .alx. In het groene vak van fig. 13 ziet u drie veiligheidskopieën die automatisch zijn aangemaakt.

Gebruik een veiligheidskopie nooit om aan uw stamboom te werken, daar zijn de 'gewone' bestanden voor met de extensie .ald of .aldf. Een veiligheidskopie is er alleen voor om in noodgevallen te gebruiken.

Het bewuste bestand geopend met WinZip, de mappen stamboom en materiaal zijn met hun inhoud opgeslagen.

Opmerking: alleen de bestanden die aan een persoon zijn gekoppeld, worden in de veiligheidskopie meegenomen. Voor de andere bestanden zult u een andere oplossing moeten zoeken als u die wilt backuppen.

doe meer met het open-bestand-venster

figuur 14 Windows heeft de nare eigenschap dat het Open bestand altijd opkomt zoals in figuur 4 is te zien. Geen gegevens zoals datum, grootte of type.
In figuur 14 ziet u hoe meer gegevens naar voren te krijgen zijn, zie groene kader hoe u eea doet.
Door op de header te klikken in het blauwe kader kun u de kolom sorteren, nog een keer klikken dan is de sorteer-volgorde omgekeerd. Zo is het gemakkelijk de jongste file te vinden en te openen.

Verder is het mogelijk de kolommen te verbreden of te versmallen, als u met de muis tussen de kolomkoppen gaat staan precies op dat grijze streepje dan zal de cursor veranderen, zie roze kader, nu de linker muisknop indrukken en naar links of rechts gaan.

een veiligheidskopie openen

figuur 15 en 16 Een veiligheidskopie openen gaat via menu Bestand -> Open...
U moet wel in bestandstypen kiezen voor: Veiligheidskopie(*.alx), zie fig. 16 rode vak. Als u de juiste VK hebt gevonden en geselecteerd dan de Openen knop drukken, zie verder figuur 17.

een veiligheidskopie openen vervolg

figuur 17 Aldfaer vraagt nu waar u uw stamboom geplaatst wilt hebben, het voorstel is de map waar de veiligheidskopieën zijn opgeslagen. Lijkt me niet goed. Kies de map waar u altijd uw stambomen opslaat. Als u het niet uit het hoofd weet, gebruik dan het gele mapje in het blauwe kader.
Als u altijd al de materialen in de VK hebt meegenomen, moet u Materiaal aanvinken en de juiste map meegeven.

Als dit allemaal is gedaan, heeft u weer een goede en gezonde stamboom waar u aan verder kunt werken, want een veiligheidskopie gebruik u alleen maar in noodgevallen, zoals eerder is opgemerkt.

Open een veiligheidskopie nooit vanuit de verkenner door er op te dubbel-klikken, als Aldfaer toch opent is dat zéér waarschijnlijk met de laatst geopende stamboom.

zoeken naar Aldfaer bestanden

figuur 18 en 19 Als we niet meer weten waar de bestanden zijn gebleven of dat er nog wel bestanden zijn, is de zgn Stamboomzoeker een uitkomst. Via menu Bestand -> Zoek Aldfaer-bestanden... komt u in figuur 19 terecht. Hier kunt u instellen wat en waar u wilt zoeken, een resultaat ziet u in figuur 20.

zoeken naar Aldfaer bestanden vervolg

figuur 20 Hier kunt u een 'verloren' bestand weer openen, is het een veiligheidskopie dan verschijnt het window van figuur 17.

een backup maken noodzakelijk?!

Als u een veiligheidskopie met materiaal maakt (zie figuur 10 en 11 voor de instellingen), heeft u al 90% - 95% van uw gegevens veilig gesteld. Uw rapporten zitten hier niet bij en eventuele wijzigen cq aanpassingen die u in de rapport-broncode hebt gemaakt ook niet.
Wilt u geen rapporten bewaren en heeft u geen zaken aangepast in de rapport-broncode dan bent u voor 100% save.

Tot slot, een veiligheidskopie wordt gemaakt van de op dat moment actieve stamboom.

Wilt u alles in een keer compleet bewaren in een backup-bestand, dan zult u een backup programma moeten aanschaffen, hetzij een freeware-programma of zo'n programma kopen.

De bestanden uit de map materiaal worden in een veiligheidskopie meegenomen als ze gekoppeld zijn aan een persoon uit uw stamboom. Voor de andere niet gekoppelde bestanden in de map materiaal zult u een andere oplossing moeten zoeken als u die wilt backuppen.

bestand (ont)koppelen aan een persoon

In Aldfaer is het mogelijk één of meer bestanden aan een persoon te koppelen. Een bestand is bijv. een foto of een gescand document, het kan ook een tekst-document zijn.

Het is verstandig om de documenten die u wilt koppelen in een daarvoor aangemaakte map/folder zet. Deze map wordt in Aldfaer de materiaal map genoemd. In fig. 11a en b kunt u zien hoe uw deze map instelt en waarom. Sla daar uw documenten in op.

Ga als volgt te werk:
1) kies de persoon waaraan u een document wilt koppelen;
2) maak de persoon-tab actief, zie fig. 23 oranje kadertje, helemaal links boven;
3) klik ergens met de rechter muisknop binnen het groene kader;
4) een popup-menu verschijnt, rode kader en kies menu Bestand koppelen... blauwe rechthoek;

Het open-bestand-window verschijnt waarvan in figuur 24 het onderste gedeelte zichtbaar is. Binnen het rode kader ziet u de bestandstypen waaruit gekozen kan worden, voorwaar geen kleine selectie.
Maak uw keuze.

Er zijn echter een paar beperkingen, u kunt maar één document per keer koppelen aan dezelfde persoon, wanneer u per persoon er veel te koppelen heeft, is dit een vervelend en tijdrovend werkje. Bovendien is er geen controle of een bestand al aan een persoon is gekoppeld, het is dus mogelijk dat u twee of meerdere keren eenzelfde bestand gebruikt voor dezelfde persoon.

De bestanden uit de map materiaal worden in een veiligheidskopie meegenomen als ze gekoppeld zijn aan een persoon uit uw stamboom. Voor de andere niet gekoppelde bestanden in de map materiaal zult u een andere oplossing moeten zoeken als u die wilt backuppen.

In figuur 25 ziet u het resultaat van de koppeling. Door te dubbel klikken op het plaatje wordt het op ware grootte geopend in een nieuw venster.

In figuur 26 ziet u hoe u een bestand kunt ontkoppelen. Klik met de rechter muisknop ergens binnen de figuur, groene kader, dan verschijnt het popup-menu, blauw kader en kies voor het menu-item Bestand ontkoppelen... en klaar is kees.

Binnen het paarse kader ziet u een aantal knopjes ed om, als u meer dan één foto hebt gekoppeld, de verschillende documenten te kunnen bekijken. De bovenste rij knoppen zijn navigatie-knoppen, de betekenis van links naar rechts:

• naar eerste bestand;
• naar vorige bestand;
• bekijk bestand in fotoviewer;
• naar volgende bestand;
• naar laatste bestand.

Het vinkje geeft aan dat u het bestand gepubliceerd wilt hebben, u moet ook in
menu: Extra - Instellingen... Rapporten - Tekst -> Materiaal aanvinken

upgraden naar versie 4.2

Als u van een oudere versie (bv 3.3.2) naar versie 4.2 gaat zijn diverse stappen nodig om daar te komen.
Eerst moeten diverse tussenliggende versies van Aldfaer worden gedownload van de homepage en worden gedraaid zoals hieronder wordt aangegeven.
Dit is het lijstje van versies beschikbaar: 2.0  2.  2.2.1.6  3.0.0.6   3.2.4  3.2.5  3.3  3.3.1  3.3.2  3.4  3.5   3.5.2  3.5.3  4.0.5  4.1.0  4.2
Wilt u bijvoorbeeld van versie 2.xx naar versie 4.2 dan zijn de volgende tussenstappen nodig:

• open versie 3.0 of 3.2.4 en laad bestand van vorige versie en draai een bestandsherstel en herstel eventuele fouten;
• voer een wijziging uit en bewaar het bestand, sluit af met het maken van een veiligheidskopie;
• open versie 3.4 en laad bestand van vorige versie en draai een bestandsherstel en herstel eventuele fouten;
• voer een wijziging uit en bewaar het bestand, sluit af met het maken van een veiligheidskopie;
• open versie 4.2 en laad bestand van vorige versie en draai een bestandsherstel en herstel eventuele fouten;
• voer een wijziging uit en bewaar het bestand, sluit af met het maken van een veiligheidskopie.

Nu bent u op het punt gekomen dat u verder kunt werken met uw database.

Een bestandsherstel is voor bovenstaande acties van wezenlijk belang wat houdt het in, uit de Aldfaer helpfile (vet van mij):

Bestanden herstellen/repareren
De stamboomgegevens worden weliswaar in één bestand bewaard, maar in feite bestaat dit bestand uit een hoeveelheid kleine bestandjes.
Bij openen van een stamboom "hakt" Aldfaer het hoofdbestand weer in een aantal kleine delen en slaat deze op in een tijdelijke map. Alle wijzigingen die u vervolgens aan uw stamboom pleegt worden eerst in die kleine bestandjes bijgehouden. Net als de samenhang tussen die gegevens om ze weer snel terug te kunnen vinden.
Zodra u Aldfaer sluit (of uw stamboom bewaart), worden alle bestandjes in de tijdelijke (verborgen) map weer in het hoofdbestand opgenomen en de tijdelijke map weer verwijderd.

Bestandsherstel kan nodig zijn als om een of andere reden de samenhang van de gegevens niet meer klopt, omdat er een foutje zat in een of meer van de bestandjes uit de tijdelijke map. Met bestandsherstel kan de integriteit van het stamboombestand dan worden hersteld.
Om aan te geven dat bestandsherstel noodzakelijk kan zijn verschijnt automatisch het icoon voor bestandsherstel op de menubalk (voor de optie 'Stamboom').

Aldfaer gerelateerde links

tot slot

Ongetwijfeld ben ik wat vergeten te noemen, maar ik ben er van overtuigd dat de hoofdzaken zijn genoemd. De hoofdzaken die het mogelijk moeten maken om de Aldfaer bestanden goed te beheren. Wat u mist kunt u ongetwijfeld in de goede helpfile van Aldfaer vinden.
De schermafdrukken zijn van Aldfaer versie 4.1.0